1С УНФ: восемь вещей, которые в компании делают руками зря

Почему так получается почти у всех

УНФ внедряют быстро: завели номенклатуру, контрагентов, начали выписывать документы. Настройку откладывают на «потом, когда разберёмся», и это «потом» не наступает никогда — работать-то можно и так. Через год у компании складывается устойчивый гибрид: часть процесса в программе, часть в файлах на рабочем столе, и никто уже не помнит, почему именно так.

Дальше — восемь самых частых мест такого гибрида. Порядок примерно соответствует тому, как часто мы их встречаем.

Восемь привычек и что с ними делать

1. Счета и акты набирают в Word

Классика: документ заводят в УНФ ради учёта, а клиенту отправляют счёт, набранный в Word с прошлого шаблона. Причина всегда одна — типовая печатная форма выглядит не так, как хочется: нет логотипа, не тот порядок реквизитов, не та формулировка о НДС.

Это лечится: печатная форма настраивается или делается своя, с вашим бланком. При 30 счетах в месяц ручной набор съедает около 5 часов ежемесячно, то есть 60 часов в год на операции, где ещё и опечатки в суммах появляются.

2. Заказы клиентов ведут в таблице

В УНФ есть документ «Заказ покупателя» со статусами, но менеджеры часто держат параллельную таблицу: там понятнее, кто что обещал и когда отгружаем. В итоге данные расходятся, а на вопрос «что у нас в работе» отвечают из таблицы, а не из программы.

Почти всегда причина в том, что статусы заказа настроены по умолчанию и не совпадают с реальным процессом компании. Настройка списка состояний и колонок в списке заказов закрывает вопрос без единой строки кода.

3. Остатки перепроверяют вручную

Если один и тот же товар заведён 3–4 карточками, остаток по нему в программе неверен всегда, и кладовщик считает по-своему. Это не проблема УНФ, это следствие того, что номенклатуру заводили несколько человек без правил.

Лечится наведением порядка в справочнике: поиск дублей, объединение, характеристики вместо отдельных карточек на каждый цвет и размер. Работа разовая, но её объём стоит оценить заранее — у нас был случай, когда в базе оказалось 131 615 живых карточек при реальной потребности вдвое меньше, и это уже проект, а не настройка. Похожие разборы собраны в кейсах.

4. Цены меняют по одной карточке

Поставщик поднял цены на 8 % — и менеджер открывает карточки по очереди. При 500 позициях это рабочий день. В УНФ для этого есть документ установки цен: он меняет цены списком, по проценту или по формуле, и хранит историю изменений, то есть можно ответить на вопрос, какая цена действовала в марте.

5. Банковскую выписку вбивают руками

Обмен с банком настраивается либо прямым подключением, либо через файл выгрузки из клиент-банка. Ручной ввод выписки — это не только время, но и источник ошибок в разнесении оплат по заказам, из-за которых потом не сходится дебиторка.

6. Повторяющиеся счета выставляют заново каждый месяц

Абонентская плата, аренда, обслуживание — документы, которые отличаются только датой. Их копируют вручную по 20–30 штук в начале месяца. Часть закрывается копированием документа, часть — регламентной операцией, которая формирует пакет счетов по списку договоров. Второе уже доработка, но окупается она за 2–3 месяца.

7. Товары для маркетплейсов ведут в отдельном файле

Самая дорогая привычка из списка. Остатки и цены для площадки живут в Excel, оттуда загружаются на маркетплейс, а в УНФ приходят постфактум или не приходят вовсе. Расхождение остатков означает отмены заказов и штрафы площадки.

Здесь настройкой обойтись обычно не получается: нужен обмен между УНФ и площадкой. Что именно приходится строить и где это ломается, мы описали в разделе «Что делаем».

8. Отчёт для руководителя собирают в Excel

Данные выгружают из 2–3 отчётов программы, сводят в книгу и раскрашивают. Делается это каждую неделю одним и тем же человеком. В большинстве случаев нужный отчёт собирается прямо в УНФ настройкой варианта: группировки, отборы, условное оформление. Свой отчёт нужен реже, чем кажется, — примерно в одном случае из трёх.

Что из этого бесплатно, а что нет

Половина списка закрывается настройкой, за которую не нужно платить разработчику. Поэтому первый разумный шаг — не заказывать доработку, а понять, что из нужного уже есть в программе.

Как понять, что пора автоматизировать

Простой порог: если операция повторяется чаще 1 раза в неделю и занимает больше 15 минут, за год она съедает более 13 часов. При стоимости часа сотрудника в 1 000 ₽ это 13 000 ₽ ежегодно на одну операцию — сопоставимо со стоимостью одной доработки, которая закрывает её навсегда.

Обратный случай тоже бывает, и его стоит называть вслух: если операция выполняется раз в квартал и занимает полчаса, автоматизировать её не нужно. Доработка стоит дороже, чем 2 часа ручной работы в год, и ещё требует сопровождения при обновлениях — а что с ними бывает, разобрано в статье про слетевшие доработки.

Вопросы, которые задают

Чем УНФ отличается от Бухгалтерии для этих задач

УНФ закрывает оперативный контур: заказы, склад, закупки, производство, деньги, простую зарплату. «Бухгалтерия» закрывает регламентированный учёт и отчётность. Это разные задачи, и в малом бизнесе они обычно живут в 2 базах с обменом между ними, а не в одной.

Можно ли настроить всё это самому, без подрядчика

Настройки из первой половины таблицы — да, это штатные возможности программы, и на них есть документация. Доработки требуют разработчика. Разумный порядок такой: сначала пройти по списку и вычеркнуть то, что закрывается настройкой, и только с остатком идти к подрядчику.

Сколько стоит навести порядок в номенклатуре

Зависит от объёма справочника и от того, есть ли по карточкам движения. Пометить на удаление то, у чего нет ни одного документа и ни одной ссылки, — работа на несколько часов. Объединение дублей с перепроведением документов — это уже дни, и делать это нужно на копии базы, а не на боевой.

Не сломает ли обновление настройки и доработки

Настройки — нет, они хранятся в данных, а не в конфигурации. Доработки зависят от того, как они сделаны: расширение переживает обновление в большинстве случаев, правка типовой конфигурации требует ручного сравнения при каждом релизе.

С чего начать, если руками делается вообще всё

С одной операции, которая занимает больше всего времени. Не с большого проекта автоматизации, а с самого дорогого места: посчитайте по списку выше, где уходит больше часов, и закройте сначала его. Порядок работы с одной задачей описан в разделе «Как работаем».